gheath-tech gheath-tech
random

آخر الأخبار

random
random
جاري التحميل ...

تقنيات ذهبية ستجعل من وقتك منظما وفعالا

تقنيات ذهبية ستجعل من وقتك منظما وفعالا 

الوقت لا ينتظر أحد. يعتبر هذا القول المأثور والقديم  ربما أكثر أهمية الآن من أي وقت مضى.


بين حضور الاجتماعات و تنفيذ المهام الأخرى "المهمة" خلال يوم ما، هل غالبا ما تجد

 نفسك متسائلا لماذا لا يتكون اليوم الواحد إلا من 24 ساعة فقط؟ وهل التفكير المستمر


 بقائمة المطلوب عمله في ذلك اليوم تجهدك ؟ أيضا، هل يحدث أنك و على الرغم من 


بذل كل ما بوسعك من جهد في ذلك اليوم، تبقى بعض المهام الحرجة المطلوبة منك غير


 مكتملة في نهاية ما يبدو وكأنه يوم طويل؟ إذا كان الجواب على هذه الأسئلة هو نعم، 


فأنت - كمعظمنا - بحاجة ماسة إلى تغيير أساليب إدارة وقتك، لأن إدارة الوقت الفعالة لا 


تعظم  فقط من الإنتاجية، ولكنها أيضا تقلل من مستويات الإجهاد وتزيد من شعورنا 


بالسعادة.


الاقتراحات التالية هي مزيج من الأساليب القديمة المتعارف عليها وأحدث التطبيقات


 التكنولوجية ، التي تهدف إلى مساعدتك على الاستفادة القصوى من وقتك ومساعدتك لتصبح فعال وبشكل كبير.



1. إحتفظ بجدول زمني محدد وقم بوضع خطة ليومك (والأسبوع) مقدما

وأنت في طريقك للعمل، إذا كنت غير متأكد مما تريد تحقيقه في ذلك اليوم بشكل خاص، 

فأنت أكثر عرضة لتفويت أهدافك من تحقيقها. وبالتالي، فإنه من المستحسن قضاء بضع 


دقائق لتخطيط يومك وأسبوع العمل مقدما.


دفتر الملاحظات الأساسية (المفكرة) المحمول هو أحد الطرق  
للتخطيط التي يمك 


استخدامها لتخطيط المطلوب عمله. وبالنسبة لأولئك الذين يرغبون بتبني التكنولوجيا 


الحديثة للتخطيط لقائمة المهام المنوطة بهم، يمكنك عندها النظر بعين الإعتبار إلى 


استخدام تطبيق دودل (خربشات)، ويمثل التطبيق أداة على 
الانترنت  تبسط عملية جدولة 

الأحداث، سواء أكانت اجتماعات مجلس الإدارة أو فريق العمل، العشاء مع الأصدقاء، لم 
الشمل مع العائلة أو الرحلات في نهاية الأسبوع  أو أي شيء آخر.

تأكد من وضع الحدود بين المهام الجارية المستمرة والمهام لمرة 
واحدة، وقم بتحديث 


المخطط بشكل دوري للتأكد من أنه يعكس كل ما يستجد على  قائمة الأشياء التي تحتاج 


إلى الاهتمام الخاص. إن القيام بإنشاء المخطط والإستمرار في تحديثه يبدو مملا في 


البداية، ولكن بمجرد أن يبدأ هذا النشاط بإعطاء النتائج (زيادة الإنتاجية والفعالية)، سوف يصبح جزء لا يتجزأ من حياتك.



2. إعداد قائمة المهام :


أحد الطرق للتأكد من استمرارك في التركيز على إنجاز المهام الأكثر أهمية في يوم 


معين، هو أن يكون لديك  قائمة بجميع المهام التي تنوي القيام بها في ذلك اليوم. إن 


المقصود من قائمة المهام مساعدتك كي تبقى منظماً عن طريق تقسيم المهام الكبيرة إلى 


أخرى صغيرة، مما يجعلها أكثر سهولة  وأسهل في عملية المتابعة والتحقيق. يمكن 


صنيف هذه المهام  تحت عناوين وقوائم مختلفة مثل العمل والمنزل، والشخصي. يمكنك 


النظر بعين الإعتبار إلى استخدام تطبيق WorkFlowy لإنشاء وإدارة المهام في القوائم 


الخاصة بك. يعتبر WorkFlowy الأداة التنظيمية التي يمكن أن تساعدك على 


تنظيم  المطلوب فعله، من خلال وضع قائمة من الأفكار والمهام رفيعة المستوى ومن ثم


 تقسيمها إلى أجزاء أصغر. يمكنك تقسيم القوائم  على هذا المنوال بلا حدود تقريبا. 

وبصرف النظر عن استخدامه في تنظيم المطلوب فعله، يمكن استخدام هذه الأداة للتعاون


 في مشاريع الفريق الكبيرة، وتدوين الملاحظات وكتابة الأوراق البحثية ومتابعة 


الدوريات، وأكثر من ذلك بكثير.

3. حدد الأولويات وركز:



وبمجرد الانتهاء من إعداد قائمة المهام، فإن التحدي التالي يتجه  صوب تحديد أولويات 


المهام والتركيز على الانتهاء منها. تحتاج إلى التأكد من أنك قد قمت بالتركيز على 


الأمور الهامة، وليس فقط الأمور الملحة. قد تكون بعض المهام عاجلة ولكن لها قيمة 


استراتيجية أقل، وأن الانتهاء من هذه المهام سيعطي عوائد أقل. فمن المهم أن لا تعطى 


هذه المهام الملحة الأولوية على حساب المهام الهامة - التي يجب أن تكون عاكسة 


للأهداف طويلة الأجل وأولوياتك. يمكنك استخدام نظام ترميز من 1-5 لتحديد 


أولويات المهام - 1 البنود ذات أولوية عالية، 5 لأولويات منخفضة، وبحسب ما إذا كانت المهمة ذات عائد مرتفع وذات أولوية عالية أو منخفضة القيمة، املأ الفراغ في 


جميع الأحوال.الأهم من ذلك، عندما يصبح لديك قائمة بأولويات المهام المحددة، تأكد من 


وضع جدول زمني واقعي لإنجاز ذلك، وتشبث به! في كل يوم، يمكنك التركيز على 


المهام الأكثر أهمية وتحديا في الصباح، عندما تكون منتعشاً ولديك أكبر قدر من الطاقة. 


يمكنك التحرك نحو إنجاز بعض المهام الأقل أهمية في النصف الثاني من اليوم عندما 


تكون مستويات الطاقة والتركيز لديك أقل نسبيا. في البداية، حفز نفسك وكافئها على 


تحقيق المهام من خلال إنجاز  المهمة في الوقت المناسب حسب الجداول الزمنية. بمجرد


 اعتيادكعلى عادة الانتهاء في الوقت المناسب من تنفيذ المهام، لن يكون هناك حاجة 


لمثل هذه المكافآت.



4. التفويض 


نحن جميعا نميل إلى ارتكاب خطأ شائع حيث نقوم بقضم أكثر مما يمكننا مضغه، أي أننا 


نميل إلى أخذ المزيد من العمل على عاتقنا أكثرمما في وسعنا إكماله في الواقع، الأمر 


الذي يؤدي في نهاية المطاف إلى الإجهاد والإحباط والإرهاق. ولذلك، فمن المهم 


أن تفوض العمل إلى الزملاء والمرؤوسين وفقا لمهاراتهم وقدراتهم اسأل نفسك سؤالا 


بسيطا - هل أنا أقوم بفعل شيئ يستطيع شخص آخر داخل المنظمة فعله؟ إذا كان الجواب 


بنعم، فأنت بحاجة إلى أن تقوم بتفويض الآخرين. عندما يقوم شخص آخر بعمل ما 


وهو صالح لإنجاز ذلك العمل، ذلك يعني القيام بضعف العمل الذي أنجز في نفس الفترة 


الزمنية.أيضا، فالمهام الإدارية مثل التصوير، وترتيب الملفات، الخ ... تأخذ الكثير من 


الوقت، ولكنها غير مجدية من ناحية العوائد على العمل. يمكنك أن تفعل هذه الأشياء 


بنفسك الآن للتوفير في المصاريف، ولكن إذا تدرب شخص آخر على ذلك يمكن أن 


يوفر عليك وقتك على المدى البعيد، فالأمر يستحق تلك التكلفة حيث أنه سيتوفر لديك 


المزيد من الوقت وبالتالي يمكن أن تركز على لابتكار، وبناء المهارات، ومهام أخرى 



ذات قيمة مضافة والتي من شأنها أن تساعدك على التطور المهني.تذكر، بأن "التفويض" 

لا يعني الإبتعاد عن تحمل المسؤوليات؛ وإنما هي مهارة إدارية هامة تفصل فيما بين 

القادة الناجحين والأقل نجاحاً.



5. تعلم أن تقول "لا" : 


في كثير من الأحيان، وبسبب عدم قدرتنا على قول "لا"، فإن ذلك يؤدي إلى الارتباك. عوضاً عن قولنا "لا"، في العادة قد  نقول


"ربما" أو "سأفعل ذلك" أو "دعني أرى"، ذلك القول من شأنه أن يفسر بتوقعات خاطئة 


من قبل الآخرين وبالتالي نضع أنفسنا تحتالضغط. لذلك، تأكد من أنك لا تترك أي 


محادثة معلقة بالقول 'نعم' أو 'ربما'  لشيء لا يمكنك فعله. أيضا، لا تشعر دائما 


بحاجتكلإعطاء أسباب لرفض أي مهمة. فقول "لا" يكفي في معظم الأحيان.تذكر أن 

معظم الناس يقدرون الصدق، ولن يشعروا بالضيم إذا قمت برسم التوقعات الصحيحة 


لدى الآخرين منذ البداية. على العكس من ذلك، فإن الحرقة (والخسارة) ستكون أكبر من


 ذلك بكثير - بالنسبة لك وبالنسبة للطرف الآخر - إذا كنت غير قادر على القيام بما 


وعدت به وغير قادر على الإلتزام بكلمتك.



6. تجنب التأجيل : 



يؤثر التأجيل على الإنتاجية ويمكن أن يؤدي إلى ضياع الوقت والطاقة. يحدث ذلك عندما نقوم بتأجيل المهام التي ينبغي التركيز عليها الآن. قد يعطي ذلك راحة مؤقتة، ولكن 

عاجلاً سينتابك الشعور بالذنب لأنك لم تبدأ بإنجاز المهمة بعد وتصبح اكثر قلقاً على 


إتمامها،مما قد يؤدي في النهاية إلى عدم القدرة على إكمال المهمة في الوقت المحدد أو 


بالطريقة المناسبة.لذلك، حاول أن تتخذ القرارات على الفور عندما يكون ذلك ممكنا وأن 


أفضل وقت لفعل أي شيء هو الآن.



7. يفضل تسلسل وتعاقب المهام على تعددها

قد تشعر بأنك تكسب المزيد من الكفاءة إذا قمت بتعديد المهام. ومع ذلك، فإننا عادة ما 

نكون أفضل حالا عندما نركز على شيء واحد في وقت واحد. على سبيل المثال، كتابة 


رسائل البريد الإلكتروني أثناء التحدث على الهاتف قد يبدو على أنه استخدام فعال 


للوقت، ولكن الواقع هو أننا قد نستغرق فترة إضافية تصل الى 20-40 في المئة من 


الوقت لإنهاء مهامنا عندما نقوم بتعديد المهام فيما لو كنا نفعل ذلك بشكل متسلسل. أيضا، يمكن لمثل تلك الرسالة أن تكون مليئة بالأخطاء بسبب عدم التركيز عند صياغتها 


بتلك الطريقة. لذا، فمن الأفضل أن تركز على شيء واحد في وقت واحد، فبعد استكمال 


المهمة الأولى، قم بالانتقال إلى المهمة التالية. قد يبدو أن تعدد المهام  يخلق الكثير من 


النشاط، ولكنه يقلل من مستويات الإنتاجية ويجب تجنبه لتحسين إدارة الوقت. 


خلاصة القول، انتقل من حالة  تعديد المهام إلى سلسلتها.


8. تجنب المقابلات - الإجتماعات غير الضرورية

السيطرة والتحكم في عدد المقابلات والإجتماعات يلعب دورا هاما في إدارة الوقت حيث 

المقابلات الإجتماعات غير الضرورية يمكن أن تؤدي إلى إهدار الوقت والطاقة. أيضا، 


فإننا نميل إلى حضور الاجتماعات دون أن يكون لدينا وضوح الرؤيا  بشأن 


جدول الأعمال / الهدف النهائي ودون قراءة الوثائق مسبقا. تكون هذه الاجتماعات في 


نهاية الأمر غير منتجة. وبالتالي، فمن المهم تجنب الاجتماعات غير الضرورية؛ أما 


بالنسبة للإجتماعات التي تحضرها، تأكد من أنك على استعداد لها بشكل جيد بحيث تكون النتائج  والخطوات التالية ملموسة وفعالة.



9. إبقاء المعوقات (الإلهاءات) تحت السيطرة :


نفقد حوالي ساعتين في اليوم بسبب الإلهاءات - وهذا يعتبر كثير جدا. هذه الإلهاءات  

يمكن تكون بسبب رسالة بريد إلكتروني أو من أحد الزملاء، أو المكالمات الهاتفية من 


العملاء. لإدارة الوقت بفعالية، يجب تقليل تلك الإلهاءات وإدارة الإنقطاع عن تنفيذ 


المهام على نحو فعال. على سبيل المثال، يمكنك وضع رسالة مشغول على تطبيق 


الدردشات عندما تريد التركيز وجعل الناس يعرفون أنهم سيقومون بإزعاجك حال 


بادروا إلى الدردشة في ذلك الوقت. كما يمكنك أن تنظر أيضا بعين الإعتبار إلى حجب 


الفيسبوك ومنصات الإعلام الاجتماعي الأخرى إذا لم يكن استخدامها متعلق بالأعمال 


التجارية، حيث قد ينتهي بك الأمر إلى الكثير من الإلهاءات. بدلا من ذلك، يمكنك أن  


تنشأ مكاناً خاصاً كمقهى الإنترنت داخل مباني المكاتب، حيث يمكن للموظفين قضاء 


وقت استراحتهم على أجهزة الحاسوب للرد على  رسائل البريد الإلكتروني الشخصية 


وزيارة مواقع وسائل الاعلام الاجتماعية.



10. قم بأخذ أوقات للراحة

تأكد من أنك تأخذ 10-15 دقيقة استراحة من العمل بعد فترات منتظمة، الجلسات 

الطويلة تزيد من التوتر وتقلل مستويات الإنتاجية. قد نعتقد أننا قادرون على العمل 8-10 ساعات على نحو مستمر، ولكن ذلك غير عملي إذا أردنا أن نركز وننتج بفعالية 


دون الاسترخاء وإعادة شحن أنفسنا. قم بالسير، أو استمع للموسيقى أو إفعل ما تريد 


للتأكد من أن تلك الإستراحات تساعدك على إعادة الشحن. إنها كذلك، مع ذلك، منالمفيد 


أن تتمكن من التخطيط لإستراحاتك للتأكد من أن زملائك يعرفون أين تكون في حال أن 


احتاجوك لشيء عاجل خلال فترة استراحتك. أيضا، قم بأخذ إجازة من العمل، وخطط 


لقضاء  الإجازات واقضي ذلك الوقت مع أصدقائك وعائلتك. الإجازات من العمل تنعشك وتزيد من إنتاجيتك.


ما سبق ليست سوى بعض النصائح حول كيفية تحسين إدارة وقتنا، وفي نهاية المطاف على كل واحد منا أن يقوم بتخطيط وتفصيل ما يناسبه وتنفيذه بحيث يلبي احتياجاته وتطلعاته

عن الكاتب

Gheath

التعليقات

مساحة اعلانية
مساحة اعلانية

اتصل بنا

إذا أعجبك محتوى مدونتنا نتمنى البقاء على تواصل دائم ، فقط قم بإدخال بريدك الإلكتروني للإشتراك في بريد المدونة السريع ليصلك جديد المدونة أولاً بأول ، كما يمكنك إرسال رساله بالضغط على الزر المجاور ...

انت الزائر رقم

جميع الحقوق محفوظة

gheath-tech